Guida alla tenuta dei Libri Contabili e Sociali

I Soggetti Obbligati

In Italia le normative, sia civilistiche sia fiscali, prevedono per gli imprenditori e per le società l’obbligo di attestare i fatti relativi alla gestione della propria attività, tramite la stesura dei libri contabili.
E’ giusto precisare, fin dall’inizio, che gli obblighi contabili possono variare a seconda della natura del soggetto (ad esempio, imprenditore o professionista, società o impresa individuale) e del regime contabile adottato, per obbligo o per opzione.
Nel caso di contabilità ordinaria, l’articolo 2214 del codice civile stabilisce per l’imprenditore esercente un’attività commerciale l’obbligo di tenuta delle scritture contabili, in particolare, del Libro giornale, del Libro degli inventari e di altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.
Lo stesso articolo 2214 esclude da queste scritture contabili, in quanto fattispecie regolata e definita dall’articolo 2083 c.c., i piccoli imprenditori, quali i coltivatori diretti del fondo, gli artigiani, i piccoli commercianti e coloro che esercitano un’attività professionale organizzata prevalentemente con il lavoro proprio e dei componenti della famiglia.
Per quei soggetti che adottino il regime contabile semplificato, la contabilità obbligatoria è limitata alla tenuta di registri Iva e registro dei beni ammortizzabili ( anche detto Libro cespiti). Mentre, nel caso di professionisti, in aggiunta ai due registri precedenti si dovrà provvedere alla stesura del Libro incassi e pagamenti, cioè una sorta di registro delle fatture, che risulta necessario poiché il reddito dei professionisti e il relativo imponibile si calcola sulla data di incasso e non su quella di registrazione, come negli altri casi.

A livello fiscale, il DPR n.600/73, dall’articolo 13 al 22, stabilisce, per i casi di contabilità ordinaria, l’obbligo di tenuta delle scritture contabili, aggiungendo al Libro giornale e degli inventari, altri registri e scritture ausiliarie quali il Libro mastro, i registri Iva ed il registro dei beni ammortizzabili.
L’obbligo è rivolto alle società soggette all’imposta sul reddito delle persone giuridiche; agli enti pubblici e privati diversi dalle società, analogamente soggetti all’imposta sul reddito delle persone giuridiche, nonché ai trust, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali; alle società in nome collettivo, alle società in accomandita semplice e alle società ad esse equiparate ai sensi dell’art.5 del DPR n. 597/73; alle persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’art. 51 del DPR n.597/73.
Inoltre, è prevista la tenuta delle scritture contabili per le persone fisiche che esercitano arti e professioni, ai sensi dell’art. 49, commi primo e secondo, del DPR n.597/7; per le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all’art. 5, lett. c) del DPR n.597/73; per gli enti pubblici e privati diversi dalle società, soggetti all’imposta sul reddito delle persone giuridiche, nonché per i trust, che non hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali. L’obbligo vale anche per i soggetti obbligati ad operare ritenute alla fonte a titolo di acconto sui compensi corrisposti, di cui all’art. 21 del DPR n.597/73, per l’accertamento del reddito dei percipienti; per i soggetti i quali, fuori dell’ipotesi di cui all’art. 28, lett. b) del DPR n. 597/73, svolgono attività di allevamento di animali.
Va anche precisato che la tenuta di determinate scritture contabili è richiesta obbligatoriamente al fine di beneficiare di determinate agevolazioni fiscali (come nel caso delle Onlus, previsto all’articolo 20-bis del DPR n. 600/73).

Ricapitolando, l’obbligo di tenuta delle scritture contabili, in via generale, è previsto per:

• Le società soggette ad Ires (cioè S.p.A, S.a.p.a, S.r.l, società cooperative e di mutua assicurazione).
• Gli enti pubblici e privati (diversi dalle suddette società soggette ad Ires), compresi i trust, che siano residenti in Italia e soggetti a imposta Ires, che abbiano per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Le S.n.c, le S.a.s e i soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;
• Le associazioni non riconosciute, i consorzi e le organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che abbiano per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato, operanti in Italia;
• Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;
• Le imprese di allevamento di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;
• Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfettari di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;
• Le imprese di attività agrituristiche di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;
• Le persone fisiche che esercitano arti e professioni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;
• Le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.]

Tali soggetti, facendo riferimento alle norme, sia civilistiche sia fiscali, sono obbligati alla stesura dei seguenti libri contabili:

• Il Libro giornale;
• Il Libro degli inventari;
• I registri Iva (acquisti, vendite e/o corrispettivi);
• Il Libro delle scritture ausiliarie (ovvero il “Mastro dei conti”);
• Il Registro dei beni ammortizzabili (ovvero il “Libro cespiti”).
• Il Registro delle scritture ausiliarie di magazzino (per entrate e uscite di magazzino, obbligatorio solo per chi tiene la contabilità di magazzino).

Ci sono, poi, delle fattispecie che operano in settori determinati, come ad esempio le banche, per cui è prevista, attraverso leggi speciali, la stesura di ulteriori libri contabili.

L’art. 8 della Legge n. 383/01, ha soppresso l’obbligo della bollatura, rendendola solamente facoltativa, fermo restando l’obbligo della numerazione progressiva per il Libro giornale, il Libro degli inventari e per i Libri previsti dalla normativa fiscale.

Libro Giornale

Nello specifico, il contenuto del Libro giornale è prestabilito ed obbligatorio, in quanto deve illustrare le operazioni di gestione dell’impresa, espletate nell’esercizio, giorno per giorno, perciò deve riportare:

• la data,
• la descrizione,
• la rappresentazione dell’operazione e
• i rispettivi importi dell’operazione.

Da disposizioni riportate nell’articolo 2219 c.c., il Libro giornale deve essere tenuto secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni.

In caso di cancellazioni, queste vanno eseguite in modo che le parole cancellate siano leggibili, mentre eventuali annotazioni vanno riportate non oltre i 60 giorni dalla manifestazione dell’operazione, come stabilito dell’articolo 22, DPR n. 600/1973.
Inoltre non sono ammesse sul Libro le scritturazioni a matita.

Libro Inventari

Gli imprenditori commerciali sono obbligati a redigere anche il Libro inventari, con la funzione di dare evidenza alla situazione economica e patrimoniale dell’impresa in un determinato esercizio, indicandone e valutando gli elementi patrimoniali, fornendo informazioni circa la consistenza dei beni (raggruppandoli in categorie omogenee per natura e valore e poi misurando il valore attribuito a ciascun gruppo), riportando il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite.
Il Libro degli inventari è disciplinato dal Codice Civile, dalla disciplina fiscale e da leggi speciali , ed è previsto che riproduca:

• l’inventario iniziale, che mostra la situazione iniziale dell’impresa;
• una copia che rappresenti lo stato patrimoniale, il conto economico e lista fornitori, redatti nell’esercizio;
• la consistenza dei beni aziendali raggruppati in categorie omogenee per natura e valore, con il valore attribuito a ciascun gruppo;
• la lista di clienti e fornitori con i relativi partitari, in modo da avere una panoramica della situazione dei crediti e debiti.

Ogni pagina di questo documento va progressivamente numerata, con apposizione di marca da bollo ogni 100 pagine (importo di 16 euro per le società di capitali, e di 32 euro per società di persone e ditte individuali) ed esso va redatto sin dalla costituzione dell’impresa e successivamente per ogni anno di esercizio di attività dell’impresa stessa. Le regole per la stesura sono simili a quelle del Libro giornale, poiché è prevista la redazione secondo le norme di un’ordinata contabilità, cioè senza spazi in bianco, interlinee, trasporti a margine e abrasioni; se fosse necessaria qualche cancellazione questa deve essere eseguita in modo tale che quanto cancellato risulti leggibile.
L’inventario deve essere sottoscritto a cura del titolare, nel caso d’impresa individuale, o dal rappresentante legale nel caso di società.  Sulla base di tale obbligo, in caso di verifica da parte dell’Amministrazione Finanziaria, non è sufficiente la semplice disponibilità dei dati su supporto magnetico e la stampa in presenza del verificatore (come previsto per le scritture contabili), in quanto l’inventario deve essere stampato su carta e sottoscritto già all’inizio dell’esercizio d’impresa e poi ogni anno entro 3 mesi dalla presentazione dell’Unico (cioè dal termine per la dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette).

Libro Mastro

Per i soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili, la disciplina fiscale richiede anche la tenuta del “Mastro dei conti”, cioè il Libro mastro. All’interno del Libro mastro, a livello pratico, sono riportati i “mastrini”, cioè tante schede (una per ogni conto utilizzato), nella quale vengono riportate le varie movimentazioni del conto durante l’anno, per quanti siano i conti utilizzati, ed ogni scheda riporta i movimenti che, nell’anno, hanno interessato tale conto. Il Libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato.

Libro Cespiti

Il Registro dei beni ammortizzabili non è richiesto dalla disciplina civilistica, ma solamente ed esclusivamente da quella fiscale. In tale registro, chiamato anche Libro cespiti, vanno indicati tutti i dati sensibili del bene preso in esame ed oggetto di analisi. Cioè per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri, è necessario riportare:

• l’anno di acquisizione,
• il costo storico,
• le rivalutazioni,
• le svalutazioni,
• il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d’imposta precedente,
• il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta,
• la quota annuale di ammortamento,
• le eliminazioni o alienazioni dal processo produttivo (o eventuale valore residuo del bene).

Naturalmente vengono riportati i dati sia secondo il calcolo civilistico, che fiscale.
Per gli altri beni diversi da quelli precedenti, le indicazioni richieste vanno riportate riferendole a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento, o in alcuni casi previsti, con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e vita utile.
La finalità della tenuta di tale Registro è quella di poter dedurre dal reddito d’esercizio le quote di ammortamento, che a loro volta risulteranno imputate a conto economico, come stabilito dall’art. 75 del DPR n. 917/86. Nel caso di mancata annotazione delle quote di ammortamento nel Registro, la sanzione prevista consiste nella loro indeducibilità dal reddito d’impresa.
In alternativa a tale Registro, gli ammortamenti possono essere eventualmente registrati nel Libro inventario o nel Libro giornale (nel caso di contabilità ordinaria) o all’interno del Registro Iva acquisti (nel caso di soggetti in contabilità semplificata).
Le formalità da rispettare per l’utilizzo del registro dei beni ammortizzabili corrispondono alla progressiva numerazione delle pagine (non è necessaria la vidimazione/bollatura).

Registro di Magazzino

Per le imprese in contabilità ordinaria, la disciplina fiscale prevede anche l’obbligo di redazione delle Scritture ausiliarie di magazzino, ma solo nel caso in cui l’impresa superi entrambi i limiti di:

• Ricavi superiori a €. 5.164.568,99 per esercizio;
• Rimanenze finali superiori a €. 1.032.913,80.

L’obbligo di redazione, in questo caso, scatta dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui tali limiti sono stati superati e cade al primo periodo d’imposta seguente a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, tali limiti non vengono superati.

L’esonero dall’obbligo di stesura di Scritture ausiliare di magazzino permane in qualsiasi caso per:

• Commercianti al dettaglio e i soggetti assimilati;
• Coloro che devono tenere il registro di carico-scarico (cioè devono tenere la contabilità di magazzino).

Le Scritture ausiliarie di magazzino vengono redatte per indicare le variazioni del magazzino e non prevedono particolari adempimenti, perciò non sarà necessario bollare e vidimare i registri e nemmeno numerare progressivamente le pagine.

I Registri Iva

L’articolo 14, lettera b) del DPR n. 600/73 prevede la tenuta obbligatoria dei registri prescritti, ai fini dell’imposta sul valore aggiunto (registri Iva). I principali registri Iva regolamentati sono:

• Il Registro delle fatture emesse (art. 23 DPR n. 633/72);
• Il Registro dei corrispettivi (art. 24 DPR n. 633/72);
• Il Registro degli acquisti (art. 25 DPR n. 633/72).

L’invio della stampa di tali Registri deve avvenire entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. Per la loro stesura vanno numerati progressivamente, indicando numero della pagina e anno di riferimento della scrittura.
Anche per i Registri Iva si applicano le regole di tenuta di una ordinata contabilità: senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni. La loro conservazione deve essere della durata di 5 anni, a decorrere dal 31.12 dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono le scritture.

F.R.                                                                                                                                                           ….continua