Outsourcing e BPO Contabile

Cos’è l’Outsourcing?

Stiamo assistendo, in questi ultimi anni, ad una sempre maggiore diffusione del fenomeno dell’outsourcing, termine traducibile in italiano con “esternalizzazione” e derivante dalla contrazione dell’inglese “outside resourcing”, ovvero, letteralmente, “procurarsi all’esterno”, per indicare la volontà, da parte di un’impresa, di incaricare una società esterna specializzata nell’assolvimento di alcuni compiti o attività. In pratica vengono dati in appalto alcuni servizi, liberando alcune risorse interne all’azienda, che diventano così utilizzabili per altre attività. Tutto ciò parte dall’idea di ridurre i costi di gestione derivanti da alcuni processi in cui non si è in possesso di competenze più approfondite. Dall’adozione di questa scelta derivano potenziali benefici quali:

• Riduzione dei costi: alcune spese fisse, possono essere bypassate affidandosi ad un’azienda specializzata; in quest’ottica, quindi, costi fissi possono divenire variabili in base alle necessità;
• Superamento dei limiti: con l’outsourcing i limiti delle risorse interne in alcune competenze vengono abbattuti, rendendo l’intera struttura più efficiente;
• Ottimizzazione dei servizi: strettamente collegato al punto precedente, l’outsourcing permette di fornire un prodotto potenzialmente migliore, permettendo all’azienda di gestire diversamente e in maniera più produttiva le risorse di cui è in possesso;
  Flessibilità: l’azienda diventa sicuramente più pronta ad affrontare improvvisi cambi di volumi viziati dal mercato e dalla concorrenza;
  Efficacia: affidandosi ad una società specializzata in alcuni rami, l’azienda aumenta la propria efficacia, competitività sul mercato ed esperienza su specifici settori;
  Qualità: i servizi ed i prodotti offerti, potenzialmente, diventano migliori rispetto a prima.

L’outsourcing si differenzia dalle altre forme di esternalizzazione in quanto presuppone una relazione tra cliente e fornitore molto più strutturata. Giuridicamente, l’outsourcing viene definita come “l’accordo con cui un soggetto (committente o outsourcee) trasferisce in capo ad un altro soggetto (outsourcer, o provider, o vendor, o partner) alcune funzioni necessarie alla realizzazione del proprio scopo imprenditoriale”.

La Cassazione (sentenza n.21287/2006) se ne è occupata definendola come “il fenomeno che comprende tutte le possibili tecniche mediante cui un’impresa dismette la gestione diretta di alcuni segmenti dell’attività produttiva e dei servizi che sono estranei alle competenze di base (l’attività centrale)”. Si parla di un negozio giuridico, che è nato dalla prassi di Common Law, e che non ha una disciplina specifica nell’ordinamento italiano. L’outsourcing, infatti, ricade nell’ambito dei cosiddetti “contratti atipici”.
I rapporti tra outsourcee e outsourcer si fondano su relazioni sia di mercato che collaborative in quanto il presupposto chiave è la stipula di un contratto che prevede un coinvolgimento strategico del fornitore nei programmi a lungo termine di sviluppo aziendale del cliente, ma soprattutto occorre strutturare la fiducia che l’impresa ripone nei propri fornitori dal momento che essi svolgeranno un vero e proprio ruolo di partner.
Le organizzazioni che si rivolgono al mondo dell’outsourcing, lo fanno per esternalizzare i propri processi aziendali per due principali aree di lavoro: le funzioni di back-office e le funzioni di front-office. Esternalizzare una serie di funzioni di back-office (chiamate anche funzioni aziendali interne) significa interessarsi di contabilità, gestione dei servizi IT, risorse umane e certificazioni di qualità. Allo stesso modo si possono esternalizzare varie funzioni di front-office, come i servizi di relazione con i clienti, marketing e vendite. Quelli a cui si ricorre più frequentemente e che permettono di ottenere soluzioni di più alto livello, sono l’esternalizzazioni che riguardano: gestione della contabilità; gestione delle buste paga (sia payroll, che post-payroll); gestione delle risorse umane; consulenza direzionale e strategie finanziarie; consulenza proattiva, budgeting e forecasting; consulenza in materia di diritto del lavoro, diritto sindacale, diritto commerciale.

Cos’è il BPO?

Si definisce Business Process Outsourcing (BPO) il contratto con cui si affida una specifica operazione o processo aziendale, come servizio clienti, finanza e contabilità, risorse umane, reclutamento, buste paga o qualsiasi altra funzione aziendale non IT, a un fornitore di servizi, in genere con competenze più specializzate, che consente al cliente di concentrarsi sulla propria attività principale o di ridurre i costi e mantenere la propria posizione sul mercato. Il mercato BPO, perciò, interessa le organizzazioni che si rivolgono all’outsourcing per trarne benefici finanziari (un consulente esterno può eseguire processi di business a costi inferiori, sfruttando ad esempio le economie di scala), organizzativi (le aziende possono concentrare le proprie risorse nel loro core business) e qualitativi (rivolgersi ad un fornitore di BPO specializzato permette alle aziende di offrire servizi più accurati ed efficienti), cioè vantaggi sia pratici che manageriali.

Mercato di Outsourcing e Bpo: valore e tendenze

Quello dell’outsourcing è un mercato globale dal valore stimato superiore a 600 miliardi di dollari l’anno. Negli Stati Uniti, dove il BPO nel 2014 è cresciuto del 12%, i servizi esternalizzati per la prima volta o prorogati ammontano a un totale annuo di 1 miliardo di dollari (Efficioconsulting.com). I numeri nell’ambito del BPO contabile mostrano un mercato interessante ed in continua espansione. Facendo riferimento a dati riguardanti gli USA per questo settore, nell’anno 2018 più di un terzo delle piccole imprese, nello specifico il 37%, esternalizzava almeno un processo aziendale e il 52% prevedeva di farlo anche nell’anno successivo. Tale supporto esterno era richiesto principalmente per la finalità di aumentare l’efficienza e le competenze per contabilità (il 38% circa di queste riguarda i servizi contabili) e servizi IT.

Il ricorso al BPO contabile, nel caso di piccole imprese, assume un ruolo importantissimo, poiché queste possono trarre molteplici vantaggi dall’esternalizzazione, rivolgendosi ad un esperto per alcuni aspetti e mansioni della contabilità in cui non sono completamente a proprio agio e da sole potrebbero agire in maniera inefficiente o imprecisa. Queste piccole imprese possono trarre vantaggio dalla ricerca di competenze esterne. E infatti, per l’anno 2019, tra le motivazioni che le piccole imprese adducono alla scelta di esternalizzare, la percentuale più alta (il 24%) afferma di farlo per aumentare la propria efficienza, mentre il 18% lo fa per raggiungere una maggiore specializzazione.
Da uno studio condotto dalla prestigiosa Duke University statunitense, in collaborazione con la International Association of Outsourcing Professionals (IAOP), risulta che i risparmi sui costi non costituiscono più la ragione principale dell’outsourcing, in quanto i quattro quinti (80%) dei clienti esternalizzano per migliorare la performance del proprio business e il modello operativo complessivo. Ciò indica che oggi il valore dell’outsourcing non viene misurato tanto in termini di risparmi ma piuttosto in base al contributo che può apportare alla crescita strategica, permettendo una miglior qualità dei servizi forniti. Per alcuni l’incertezza relativa ai tempi e ai costi necessari per raggiungere l’eccellenza funzionale da soli è troppo elevata ed il rischio di un fallimento è eccessivo. Acquistando i servizi richiesti, si ha una maggior probabilità di aumentare rapidamente le competenze e ovviare alle difficoltà legate alla competizione senza dover ricorrere a preziosi investimenti di capitale che potrebbero, invece, essere destinati a progetti per stimolare la crescita del core business (efficioconsulting.com).
Secondo uno studio condotto da HfS e dalla London School of Economics, su 277 aziende che praticano l’outsourcing, oltre i due terzi (73%) delle medie imprese sostengono di voler espandere i propri processi di business offshore nei 18-36 mesi successivi e sembra che le organizzazioni più piccole trovino il percorso di outsourcing più utile ed efficace. Il 63% dei buyers di fascia media sostiene che le proprie iniziative di outsourcing abbiano avuto molto successo nella riduzione dei costi (efficioconsulting.com).

E l’Outsourcing in Italia?

In Italia il ricorso all’outsourcing risulta in continua crescita sia nel settore pubblico che in quello privato, anche se, ad oggi, l’esternalizzazione delle attività sullo scenario nazionale presenta ancora un livello di sviluppo minore rispetto ai trend che si stanno profilando a livello mondiale. I servizi esternalizzati riguardano soprattutto lo svolgimento di servizi collaterali alla produzione, alla vendita, e allo sviluppo del prodotto: gestione del personale, amministrazione e finanza, servizi informatici, logistica, pulizie, portineria, mensa, affari legali, sicurezza e qualità, strategia, marketing, pubblicità e comunicazione, ricerche di finanziamenti, progetti di delocalizzazione.
Le aziende possono ricorrere all’outsourcing perché non dispongono al proprio interno di risorse adeguate in termini di capacità professionali specifiche. Questo è particolarmente vero per le realtà che sono in fase di espansione, le quali necessitano di competenze specifiche riguardanti i nuovi problemi che la situazione di crescita impone di affrontare. Ma l’outsourcing costituisce un valido strumento anche in caso di ristrutturazione aziendale (Business Process Reengineering) in quanto il ridisegno dei processi porta generalmente a concentrarsi su determinate attività chiave al fine di non disperdere effort e risorse, valorizzando e accrescendo le conoscenze. Quindi la scelta di esternalizzare accelera sicuramente i vantaggi ottenibili con una ristrutturazione e trasformazione aziendale. Inoltre, tutto questo si traduce in una riduzione del time to market, elemento fondamentale per ottenere un vantaggio competitivo sui competitor in una realtà fortemente caratterizzata da scenari concorrenziali in cui la vita media dei prodotti si accorcia sempre di più.
L’outsourcing è, dunque, uno degli strumenti manageriali, di carattere tattico e strategico, che hanno conosciuto la maggiore espansione negli ultimi quindici anni e che continuerà a proporsi, nei suoi diversi ambiti e nelle sue varie applicazioni, per la sopravvivenza sul mercato delle imprese, a prescindere dal tipo di industria e servizio, dimensione o missione aziendale.

F. R.