Guida alla tenuta dei Libri Contabili e Sociali

Modalità di tenuta di libri e scritture

Per quanto concerne le modalità di tenuta di libri e scritture, in via generale si può affermare che i documenti e i libri contabili possono essere tenuti tramite due modalità:

• In supporto cartaceo, cioè la modalità tradizionale, con la creazione di documenti analogici (previsti da art. 2215 e articoli 2216 – 2219 c.c.). Il ricorso a questa modalità permette l’utilizzo di sistemi meccanografici per la tenuta dei registri contabili; la conservazione può essere cartacea o elettronica (come sancito da Circolare n. 36/E/06 Agenzia delle Entrate);
• In modalità informatiche, con la creazione di documenti informatici (articolo 2215-bis c.c.).

Ad esclusione del Libro Mastro e delle Scritture Ausiliarie di Magazzino che seguono delle loro regole specifiche (riportate all’art. 14, comma 1, del DPR n 600/73), per gli altri libri e documenti contabili vi sono le stesse medesime comuni modalità di tenuta e conservazione, dettate anche dall’art. 22 del DPR n 600/73.

Per la tenuta dei libri contabili con modalità cartacea tradizionale, l’articolo 2215, comma 1, del codice civile (come sostituito dall’art. 8 della Legge n. 383/2001) dispone che i libri contabili:

• Devono essere numerati progressivamente in ogni pagina;
• In caso di obbligo di bollatura o vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’Ufficio del Registro delle imprese o da un notaio, secondo le disposizioni delle leggi speciali. L’Ufficio del registro o il notaio al quale ci si è rivolti, deve iscrivere nell’ultima pagina di ogni libro il numero dei fogli che lo compone.

Vidimazione e Bollatura

Per il Libro giornale ed il Libro degli inventari la bollatura e la vidimazione sono solo facoltative.  È obbligatorio, invece, numerarli progressivamente in ogni pagina (articolo 2215 comma 2 c.c.) e devono essere messi in uso previo versamento dell’imposta di bollo (articolo 8 della Legge n. 383/01).

Operativamente, la procedura di vidimazione, richiamata dall’articolo 2215 c.c., si compone di tre fasi:

• Progressiva numerazione in ogni pagina, che sia nella parte alta o bassa di ciascuna pagina;
• Bollatura su ogni foglio (intendendo fronte retro), tramite timbri o sigilli manuali (solitamente ad inchiostro), meccanici o elettro-meccanici (solitamente a pressione);
• Dichiarazione del numero di fogli che lo compone nell’ultima pagina del Libro.

Mentre l’imposta di bollo viene trattata dall’articolo 16 Parte I della Tariffa allegata al DPR n. 642/72, che sottopone all’obbligo i seguenti libri contabili e registri:

• I Repertori;
• I Libri di cui all’art. 2214 comma 1, c.c.;
• Ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui agli artt. 2215 e 2216 c.c.

Perciò l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta:

• del Libro giornale e degli inventari;
• dei Libri sociali obbligatori ex articolo 2421 comma 1 c.c.20;
• per ogni altro libro o registro prescritto da leggi speciali.

Sono, invece, esentati da questa imposta i libri contabili e i registri prescritti dalle norme tributarie come, ad esempio, dal DPR 600/73 o dal DPR 633/72 (art. 5 Tabella B allegata al DPR n. 642/72).

L’imposta di bollo sul Libro inventario e sul Libro giornale viene determinata in base all’articolo 16, Parte I della Tariffa allegata al DPR n. 642/72, a norma del quale è dovuta ogni 100 pagine o frazione di esse, nella misura di:

• • €. 16,00, per le società di capitali che versano in misura forfettaria la tassa di concessione governativa;
  • €. 32,00, per tutti gli altri soggetti.

Conservazione

La conservazione viene richiesta per un tempo definito, ed è disposta per:

• i libri e i registri contabili;
• gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute;
• le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

Norme civilistiche e fiscali prevedono un lasso temporale differente. Ai fini civilistici l’articolo 2220, comma 1, e 2 c.c. dispone che questi vengano conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Mentre ai fini fiscali, l’articolo 22, commi 2 e 3 del DPR n. 600/73 dispone che siano conservati “fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie “.

La norma stessa prevede che gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari debbano essere conservati fino a che i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge. Infatti, in base all’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357/947, è regolare la tenuta del registro contabile in formato elettronico, anche in mancanza di trascrizione su supporto cartaceo, purchè in caso di accesso, ispezione o verifica:

• risulti aggiornato su supporti elettronici;
• sia stampato su richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.

Questa previsione deroga al principio generale, che invece considera regolari i registri contabili tenuti in formato meccanografico, ma solo se poi sono trascritti su supporto cartaceo, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
Tali disposizioni fanno riferimento a “qualsiasi registro contabile “, quindi libri e registri, sia in caso di tenuta della contabilità ordinaria che di quella semplificata.

L’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357 del 1994 fa riferimento ai “sistemi elettronici” e non più ai “sistemi meccanografici “: la differente terminologia è volta ad adeguare il lessico della norma, per aggiornarlo rispetto alle nuove tecnologie. Entrambi sono riferiti a metodi di tenuta delle scritture contabili in modo differente rispetto a quello cartaceo.

Anche la determinazione dell’imposta di bollo varia a seconda che i registri siano tenuti:

• in modalità cartacea.  In questo caso il tributo è dovuto nella misura di 16,00 euro ogni 100 pagine o frazione di esse, dalle società di capitali che versano in misura forfettaria la tassa di concessione governativa; oppure di 32,00 euro, per tutti gli altri soggetti;
• tramite supporto informatico, nel qual caso il tributo è dovuto ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse, nelle misure precedentemente indicate (art. 6 co. 3 del DM 17.6.2014).

L’imposta di bollo dovuta sui registri contabili elettronici (Libro giornale e inventario), per i quali ci si avvalga della deroga all’obbligo di stampa, previsto dall’art. 7 co. 4-quater del DL n. 357/94 dovrebbe essere assolta secondo le modalità definite dall’art. 6 del DM n. 17.6.2014, per i libri e i registri tenuti in modalità informatica.

Fino alla stampa, il registro contabile elettronico è da considerarsi come un documento informatico, intendendosi come tale qualsiasi “documento elettronico contenente la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” come previsto dall’ art. 1 co. 1 lett. p del DLgs. 82/2005.

Tuttavia, i registri contabili elettronici sono comunque soggetti all’obbligo della trascrizione in formato cartaceo, qualora, in fase di controllo, gli organi ispettivi ne facessero richiesta, perciò non si può escludere che la liquidazione dell’imposta resti possibile, secondo i criteri previsti per la tenuta in modalità cartacea.

In questa ipotesi, l’imposta sarebbe:

• determinata in base al numero di pagine (quantificabili dal file pdf del registro che sarà successivamente stampato);
• pagata tramite modello F23.

Infatti i registri contabili tenuti in forma elettronica sono regolari, anche in assenza della trascrizione su un supporto cartaceo, a condizione che:

• I dati riportati sul supporto elettronico siano aggiornati;
• Vengano comunque stampati su supporto cartaceo, in caso di richiesta degli organi ispettivi, in sede di controllo.

Non viene fatto nessun riferimento sulla loro conservazione. In mancanza di modifiche alla disciplina della conservazione, il registro contabile tenuto con sistemi elettronici potrebbe continuare ad essere conservato:

• In supporto cartaceo (previa stampa);
• In modalità elettronica.

Nel caso in cui la scelta della modalità di conservazione fosse quella analogica, si potrebbe beneficiare della previsione che sancisce l’onere della stampa entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi.

F.R.